Tietoturvaseloste

Tietosuojaseloste

ideaKarhu (Tmi)

Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10§:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

ideaKarhu

Y-tunnus: 2281122-6

Osoite: Lepikkotie 8, 15540 Villähde

Kotipaikka: Lahti

Puhelin: 040 4814120

Sähköposti: [email protected]

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Sari Karhu

Osoite: Liike- ja yrityskeksus KORI, Koritie 2 A 2. krs, 15540 Villähde

Puhelinnumero: 040 4814120

Sähköposti: [email protected]

Henkilörekisterin nimi

Asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

ideaKarhu tarvitsee asiakastietoja laskutukseen, tarjouspyyntöihin, yksilöimään suunnittelutyöt ja tarvittaessa palauttamaan oikealle asiakkaalle työ, joka on ollut ideaKarhun arkistossa tallennettuna myöhempää asiakkaan tarvitsemaa käyttöä varten.

Tällä hetkellä ideaKarhulla ei ole suoramarkkinointia eikä uutiskirjettä, joten henkilötietoja käytetään vain työn suorittamiseksi, laskutukseen ja sopimiseen.

Rekisteröitävät tiedot

Suoranaista henkilörekisteriä eikä asiakasrekisteriä ideaKarhulla ei toistaiseksi ole koottuna missään muodossa, vaan tiedot ovat tallessa kunkin asiakkaan omissa tiedostokansioissa. Tietoihin rekisteröidään laskutusta varten tarvittavat tiedot, kuten henkilön nimi, yrityksen nimi, y-tunnus, laskutusosoite, kohteen osoite, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite. Mahdollisesti myös asiakkaan itsensä ilmoittamia tunnisteita laskutusta varten.

Epäoleellisia tietoja ei kerätä eikä taltioida, vaan kerättävä tietomäärä pidetään minimissä.

Työtä varten kansioon kerätään suunnittelutyötä varten kerätty tieto, jonka asiakas on antanut luottamuksellisesti ideaKarhulle. Salassapitosopimus allekirjoitetaan tarvittaessa.

Mikäli varsinainen henkilötietorekisteri luodaan, asiasta laaditaan päivitetty tietosuojaseloste. 

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastietoihin merkittäviä tietoja hankitaan säännönmukaisesti seuraavin tavoin:

o   Asiakkaalta itseltään tuotteen/palvelun tilaamisen yhteydessä

o   Sosiaalisesta mediasta asiakkaan osallistuessa arvontaan.

o   Kotisivujen yhteydenottolomakkeen kautta, asiakkaan suostumuksella.

Henkilötietojen luovuttaminen

Tietoja voidaan luovuttaa asiakastiedoista kolmansille osapuolille ainoastaan seuraavissa tapauksissa:

o   Kideakarhun kirjanpitäjä näkee laskuissa asiakastiedot sekä laskutettavan tuotteen/palvelun.

o   Kirjanpitäjää sitoo salassapitosopimus, sekä GDPR.

o   Jos työn suorittamiseen tarvitaan lisätyövoimaa ja työn luonne vaatii osan tai kaikkien tietojen jakamisen luottamuksellisesti avustavan/avustavien henkilöiden kanssa. Tarvittaessa voidaan kirjoittaa salassapitosopimus avustavien henkilöiden ja ideaKarhun välille asiakastyötä ja henkilötietoja koskien.

Pääsääntöisesti tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Vain siinä tapauksessa, että jokin pilvipalvelu tai kotisivupohjia tarjoava yritys ei sijaitse EU:n sisällä, voi tulla tarve siirtää joitakin asiakkaan tietoja EU:n ulkopuolelle. Tällöin asiakasta tiedotetaan asiasta ja pyritään varmistamaan, että kolmas osapuoli huolehtii tietosuoja-asetuksista asiallisesti, jakamatta niitä kolmansille osapuolille.

Rekisterin suojaus

A)  Fyysisessä muodossa oleva aineisto

Fyysisessä muodossa oleva aineisto säilytetään ideaKarhun toimitiloissa lukitussa tilassa. Yrityksessä ei ole muita työntekijöitä, joten muita henkilötietojen käsittelijöitä ei ole. Työn edetessä esillä oleva asiakasta koskeva materiaali pyritään suojaamaan siten, että tilassa vierailulla olevalla henkilöllä ei ole tarkastelumahdollisuutta.

B)  Sähköisesti tallennetut tiedot

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään ideaKarhun tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Tällaisia keinoja ovat mm. Virustorjuntaohjelma, palomuuri, salasanalla suojaus ja varmuuskopiointi ulkoiselle kovalevylle.

Tietojen tarkistusoikeus ja korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkistuspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjän yhteystiedot näkyvät yllä. Yhden (1) tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta. Seuraavat tarkastukset vuoden sisään maksavat 10€/kpl.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava 

korjatut tiedot. Korjauspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö laissa määriteltyihin tarkoituksiin. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa yllä mainitulle yhteyshenkilölle. Lain mukaan tietojen tulee olla poistettu 1kk kuluessa pyynnöstä.